Автоматизация — спасение для логистических компаний во время кризиса

Дата публикации: 21.12.2017

Российское правительство уверенно заявило о том, что кризис пошел на спад, однако макроэкономические данные свидетельствуют об обратном.



Сейчас экономика находится на стадии спада, а организации терпят убытки. Рост издержек повышается - прибыль снижается. Именно в таких условиях вынуждены работать логистические компании. Удержаться на плаву смогут только те предприятия, которые будут вкладываться в оптимизацию ресурсоемких процессов. Большую сложность в деятельности больших компаний представляет огромный документооборот и трудность его обслуживания.


Большинство логистических компаний лишаются своих клиентов вследствие нарушения сроков выполнения работ из-за несвоевременного предоставления необходимой документации. Этим предприятиям следует автоматизировать документооборот. Также это нужно предприятиям, работники которых физически не могут справиться с обработкой большого потока документов, напимер тем, которые проводят мероприятия по таможенному оформлению, и активно развивающимся организациям. Если документооборот изначально не наладить, то несильный контроль над всеми получаемыми и отправляемыми документами приведет к большому количеству жалоб со стороны клиентов.


Прежде чем перейти на автоматизацию, можно заранее оценить ее рентабельность. Это можно сделать при помощи таких программ, как «1С» и «Подсчет документов». Они бесплатны. При получении данных можно принять решение: как и когда можно преобразовать документооборот.


Начать автоматизацию следует с введения системы ЭДО - электронного документооборота. Данная система представляет собой двусторонний процесс, который нужно подключить к системе учета контрагентов. Их у логистической компании могут быть несколько тысяч. Отправление отчетности электронным способом немного уменьшает «бумажный поток», облегчая работу бухгалтерам. Но контролирующие органы будут требовать товарно-транспортные накладные (ТТН) и иные документы за какой-либо период. Как правило, ТТН хранятся на бумаге в архиве. Такие запросы обходятся компании достаточно дорого: необходимо потратить время на поиск требуемых документов, также за каждый вовремя непредставленный и потерянный документ могут назначать проверки либо выписать штраф. По этой причине логистическим компаниям следует перейти на следующий этап- создание электронного архива.


Рассмотрим как справился с проблемой документооборота предприятие «Донтрансэкспресс».

Опробовав всем знакомые способы – группировку данных, введение реестров, описи – работники начали искать наиболее эффективные решения для облегчения работы. С этой целью ввели программу «Скан-Архив», позволяющую вести электронный архив бумажной документации в «1С» и выгружать отсканированные копии бумаг для отправки третьим лицам. Таким образом, формирование отчетности в компании теперь проводиться в 8 раз быстрее.



Вот что рассказывает о внедрении «Скан-Архива» главный бухгалтер ООО «Донтрансэкспресс» - Ирина Викторовна Бабаева:



«Мы уже в течение полутора лет пользуемся программой «Скан-Архив». В пользу ее выбора легли быстрый поиск необходимых документов и интегрирование с «1С».



Сейчас в обработке «Скан-Архива» находится больше половины документооборота нашего предприятия. Теперь на формирование отчетности уходит намного меньше времени, поиск документов стал проще и наладился контроль за входящей документацией. Эта программа очень полезна для компаний, которые ведут деятельность в сферах торговли и грузоперевозок».



ООО «Донтрансэкспресс» рискнул вложить деньги в оптимизацию бизнес-процесса, в отличие от других логистических организаций. Такие компании, способные усилить свое влияние на рынке во время кризиса, двигают отрасль транспортных услуг вперед.

Другие статьи из раздела

Сергей Сокол встретился с лучшими представителями малого и среднего бизнеса в крае 05.09.2016
Дата: 05.09.2016
Есть среди тех, с кем работает агентство, — единственный в крае проект, получивший высокую оценку Фонда промышленного развития (ФПР). Встреча состоялась 1 сентября ...

Архив статей