Автоматизация — спасение для логистических компаний во время кризиса

Дата публикации: 21.12.2017

Российское правительство уверенно заявило о том, что кризис пошел на спад, однако макроэкономические данные свидетельствуют об обратном.



Сейчас экономика находится на стадии спада, а организации терпят убытки. Рост издержек повышается - прибыль снижается. Именно в таких условиях вынуждены работать логистические компании. Удержаться на плаву смогут только те предприятия, которые будут вкладываться в оптимизацию ресурсоемких процессов. Большую сложность в деятельности больших компаний представляет огромный документооборот и трудность его обслуживания.


Большинство логистических компаний лишаются своих клиентов вследствие нарушения сроков выполнения работ из-за несвоевременного предоставления необходимой документации. Этим предприятиям следует автоматизировать документооборот. Также это нужно предприятиям, работники которых физически не могут справиться с обработкой большого потока документов, напимер тем, которые проводят мероприятия по таможенному оформлению, и активно развивающимся организациям. Если документооборот изначально не наладить, то несильный контроль над всеми получаемыми и отправляемыми документами приведет к большому количеству жалоб со стороны клиентов.


Прежде чем перейти на автоматизацию, можно заранее оценить ее рентабельность. Это можно сделать при помощи таких программ, как «1С» и «Подсчет документов». Они бесплатны. При получении данных можно принять решение: как и когда можно преобразовать документооборот.


Начать автоматизацию следует с введения системы ЭДО - электронного документооборота. Данная система представляет собой двусторонний процесс, который нужно подключить к системе учета контрагентов. Их у логистической компании могут быть несколько тысяч. Отправление отчетности электронным способом немного уменьшает «бумажный поток», облегчая работу бухгалтерам. Но контролирующие органы будут требовать товарно-транспортные накладные (ТТН) и иные документы за какой-либо период. Как правило, ТТН хранятся на бумаге в архиве. Такие запросы обходятся компании достаточно дорого: необходимо потратить время на поиск требуемых документов, также за каждый вовремя непредставленный и потерянный документ могут назначать проверки либо выписать штраф. По этой причине логистическим компаниям следует перейти на следующий этап- создание электронного архива.


Рассмотрим как справился с проблемой документооборота предприятие «Донтрансэкспресс».

Опробовав всем знакомые способы – группировку данных, введение реестров, описи – работники начали искать наиболее эффективные решения для облегчения работы. С этой целью ввели программу «Скан-Архив», позволяющую вести электронный архив бумажной документации в «1С» и выгружать отсканированные копии бумаг для отправки третьим лицам. Таким образом, формирование отчетности в компании теперь проводиться в 8 раз быстрее.



Вот что рассказывает о внедрении «Скан-Архива» главный бухгалтер ООО «Донтрансэкспресс» - Ирина Викторовна Бабаева:



«Мы уже в течение полутора лет пользуемся программой «Скан-Архив». В пользу ее выбора легли быстрый поиск необходимых документов и интегрирование с «1С».



Сейчас в обработке «Скан-Архива» находится больше половины документооборота нашего предприятия. Теперь на формирование отчетности уходит намного меньше времени, поиск документов стал проще и наладился контроль за входящей документацией. Эта программа очень полезна для компаний, которые ведут деятельность в сферах торговли и грузоперевозок».



ООО «Донтрансэкспресс» рискнул вложить деньги в оптимизацию бизнес-процесса, в отличие от других логистических организаций. Такие компании, способные усилить свое влияние на рынке во время кризиса, двигают отрасль транспортных услуг вперед.

Другие статьи из раздела

ДТП на ХТЗ, есть пострадавшие 20.03.2016
Дата: 20.03.2016
У водителя Газа ушиб головы и многочисленные ссадины. Об этом сообщили в пресс-службе патрульной полиции. На место вызвали следственно- оперативную группу для ...

Архив статей